A decorrere dal 1° gennaio 2026 entra in vigore l‘obbligo di collegare il POS al registratore di cassa al fine di trasmettere i dati dei pagamenti elettronici all’Agenzia delle Entrate.
Tuttavia, l’adempimento in questione non diventa subito operativo: infatti, benché sul piano normativo il nuovo adempimento si appresterà ad entrare in vigore ad inizio 2026, dal punto di vista operativo ci sarà qualche settimana in più.
Come si legge nel comunicato stampa del 31 ottobre, che ha accompagnato il provvedimento con le regole da seguire, l’Agenzia delle Entrate chiarisce che “le nuove funzionalità saranno rese disponibili nei primi giorni del mese di marzo, a partire dalla data che sarà comunicata con un avviso sul sito internet istituzionale”.
Ambito di applicazione e definizioni
Il provvedimento individua i principali soggetti e strumenti coinvolti:
- Soggetti obbligati: esercenti e operatori che utilizzano strumenti di certificazione dei corrispettivi ai sensi del d.lgs. 127/2015.
- Strumenti di pagamento elettronico: hardware o software mediante i quali vengono accettati i pagamenti digitali (POS, app, terminali virtuali).
- Strumenti di certificazione dei corrispettivi: i registratori telematici e le soluzioni software approvate dall’Agenzia.
- Area riservata: la sezione del portale Fatture e Corrispettivi in cui si effettueranno le operazioni di collegamento.
Sono inoltre definiti i “prestatori di servizi di pagamento” e i “contratti di convenzionamento” che disciplinano i rapporti tra questi e gli esercenti.
Modalità di collegamento tra POS e registratori telematici
L’operazione deve essere eseguita esclusivamente tramite le funzionalità disponibili nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, accessibile con credenziali SPID, CNS, CIE o Entratel/Fisconline.
All’interno della procedura, l’esercente deve:
- registrare l’identificativo univoco del dispositivo di pagamento elettronico (POS);
- associarlo all’identificativo del registratore telematico o del software RT già censito e attivo;
- indicare l’indirizzo dell’unità locale in cui tali strumenti vengono utilizzati.
Il collegamento può essere effettuato direttamente dall’esercente oppure tramite un soggetto delegato (scarica qui il Modello di Delega Unica), attraverso il servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”, come previsto dal Provvedimento n. 375356 del 2 ottobre 2024.
Qualora la trasmissione dei corrispettivi avvenga mediante la procedura web prevista per i soggetti di minori dimensioni, il collegamento potrà essere effettuato all’interno della medesima interfaccia telematica.
Collegamento POS e registratore di cassa dal 2026: la scadenza da rispettare per le nuove attivazioni
Il provvedimento stabilisce due diverse tempistiche, in funzione della data di disponibilità dei dispositivi:
- POS già attivi a gennaio 2026
- Il collegamento deve essere effettuato entro 45 giorni dalla data in cui l’Agenzia delle Entrate renderà operativo il servizio web dedicato.
- La data ufficiale di attivazione del servizio sarà comunicata con apposito avviso pubblicato sul sito dell’Agenzia.
- POS attivati successivamente al 31 gennaio 2026
- Il collegamento deve essere registrato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità del POS ed essere completato entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
- Ai fini del calcolo dei termini, il sabato è considerato giorno non lavorativo.
- Esempio pratico: per un POS attivato il 1° febbraio 2026, la registrazione del collegamento dovrà avvenire tra il 6 e il 30 aprile 2026.
Le medesime tempistiche si applicano anche in caso di modifica di un collegamento già registrato, ad esempio per la sostituzione di un POS o l’attivazione di un nuovo registratore telematico presso la stessa sede.
Collegamento POS e registratore di cassa dal 2026: sanzioni in caso di mancato adempimento
- Mancata o tardiva trasmissione dei corrispettivi: sanzione amministrativa di 100 euro per ogni trasmissione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre.
- Mancato collegamento tra RT e POS: sanzione amministrativa da 1.000 a 4.000 euro.
- Sanzioni accessorie: se si commettono 4 violazioni in 5 anni, sospensione della licenza/autorizzazione da 3 giorni a 1 mese (per trasmissioni) o da 15 giorni a 2 mesi (per mancato collegamento).
- In caso di recidiva o importi contestati superiori a 50.000 euro, la sospensione può arrivare fino a 6 mesi.
